Bagaimana Mengorganisir A Konferensi
Ada beberapa jenis konferensi; definisi kamus konferensi, mengatakan "Sebuah pertemuan untuk pertukaran pandangan".
Interpretasi saya konferensi, menjadi produser konferensi, adalah tempat di mana orang bertemu untuk berunding dan berbagi pengetahuan. Dalam berbagi tema saya telah memutuskan untuk detail unsur-unsur yang dibutuhkan untuk memastikan konferensi berjalan dengan lancar. Apakah Anda memperoleh produksi konferensi perusahaan seperti tambang untuk melakukannya untuk Anda, atau jika Anda akan mengelola sendiri, mengikuti garis besar ini dan Anda dapat yakin bahwa jika Anda telah membuat banyak tunjangan untuk masing-masing item maka peserta ( biasanya disebut delegasi) akan memiliki pengalaman yang positif.
Ada banyak berbagai jenis konferensi, salah satu yang paling populer adalah jenis seminar yang biasanya gaya akademis forum dimana orang pergi untuk belajar tentang subject.Quite tertentu beberapa perusahaan yang menjalankan seminar gratis untuk mengajarkan klien mereka tentang produk yang mereka jual dan bagaimana mereka dapat membantu untuk memenuhi kebutuhan. Cukup sering para klien tidak menyadari bahwa mereka memiliki kebutuhan sampai seminar selesai!
Forum saya sebutkan di atas karena ini mungkin (setidaknya untuk pengetahuan saya) jenis tertua rapat atau konferensi bahwa saya sadari. Sam pasangan saya akan merasa ngeri pada hal ini, seperti ketika saya membahas pekerjaan saya, saya selalu harus mendapatkan orang-orang Romawi dalam kisah entah bagaimana Banyak sengsara dalam pekerjaan saya berasal dari sejarah Romawi.
A Short History of Pertemuan
Forum karena banyak orang yang sadar adalah pusat kekuasaan di Roma selama ratusan tahun, seorang jenderal Roma akan kembali dari kampanye yang sukses dan dia pasti sudah diterima di forum dan menyampaikan pidato dari mimbar kepada orang-orang Roma .
Jadi, selama ribuan tahun orang telah memiliki konferensi di seluruh dunia, alat-alat untuk melakukan pekerjaan sudah berubah, tapi aku bisa membayangkan dan benar-benar telah membaca tentang, upaya dan organisasi yang masuk ke dalam mempersiapkan untuk satu sama pentingnya maka seperti yang hari ini.
Hal-hal yang belum banyak berubah tak peduli seberapa besar atau kecil konferensi ini, ada beberapa aturan yang kita semua harus mengikuti.
Tempat yang Tepat
Setelah Anda memiliki alasan untuk mengadakan konferensi dan penonton untuk menghadiri langkah berikutnya adalah tempat seleksi, hal ini penting karena anda akan membutuhkan ruangan yang cukup besar untuk nomor menghadiri, tanpa terlalu besar. Jika Anda akan memiliki sebuah konferensi ditetapkan dengan proyeksi belakang maka jarak melemparkan harus diperhitungkan ketika anda melihat ruangan, (aku akan datang ke jarak lemparan kemudian ketika mendapatkan lebih banyak hal teknis) sebagai ruang menggunakan ini juga. Ini juga merupakan ide yang baik untuk mencoba dan pastikan Anda memiliki ekstra 'pelarian' kamar yang tersedia untuk delegasi untuk diskusi dan swasta untuk membuat dan menerima panggilan telepon.
Setelah Anda memiliki ruang pertemuan utama cocok untuk mendelegasikan nomor Anda, Anda kemudian harus mempertimbangkan dimana mereka akan minum teh dan kopi istirahat untuk jaringan dan jika ada potensi untuk membuat singkatan menampilkan produk-produk lainnya. Cukup sering sebuah konferensi Anda akan memiliki kelompok besar pemimpin industri dan pengambil keputusan perusahaan, mengapa tidak membuat bentuk kawasan pameran untuk mempromosikan produk atau layanan tambahan?
Ide yang bagus ketika bertanggung jawab atas pengelolaan konferensi adalah untuk mencatat jumlah pengunjung internasional dan memastikan perjalanan dari bandara adalah mudah bagi para delegasi yang akan terbang masuk
Ingatlah jika Anda akan melakukan pekerjaan dengan benar Anda juga bertanggung jawab atas pengalaman delegasi sebelum tiba di tempat, Anda ingin mereka memiliki perjalanan yang menyenangkan dan merasa sesantai mungkin di lokasi tempat kedatangan sehingga sangat penting.
Konferensi Produksi
Setelah tempat yang telah dipilih dan cocok dengan semua kriteria di atas, maka saatnya untuk memberikan perusahaan produksi panggilan, mereka biasanya akan merekomendasikan sebuah situs kunjungan, sehingga ruang dapat diukur untuk memeriksa semua unsur-unsur produksi konferensi dapat tampil dalam ruangan yang tersedia. Ada yang lebih buruk daripada menyalakan pada hari untuk menemukan sesuatu wont fit!
Ada berbagai gaya yang berbeda dari tempat duduk dan ini adalah suatu pertimbangan penting. Ada gaya teater tempat duduk di mana para delegasi duduk di baris samping satu sama lain. Maka Anda memiliki gaya kelas tempat duduk di mana delegasi duduk bersebelahan dengan meja di depan ramping mirip dengan ketika Anda mungkin mengambil ujian. Lalu ada gaya kabaret tempat duduk yang merupakan tempat para delegasi duduk di meja bundar biasanya 6 kaki diameter.
Setelah perusahaan produksi Anda telah menyelesaikan kunjungan mereka akan mengusulkan unsur-unsur pementasan yang Anda perlukan untuk mencapai tujuan Anda. Ini akan mencakup tahap dan menetapkan, proyeksi video, suara, pencahayaan, tingkat kru untuk mengoperasikan pertunjukan, dan pra-produksi yang spesifik.
Pra-produksi
Tidak semua konferensi memerlukan pra-produksi, misalnya jika Anda memiliki slide PowerPoint konferensi Anda mungkin ingin agar perusahaan produksi untuk menciptakan mereka bagi Anda, banyak perusahaan kini memiliki sumber daya untuk melakukan hal ini di-rumah, tapi kalau itu adalah kasus mereka perlu standar profesional.
Anda mungkin menginginkan video yang akan dibuat, ada berbagai jenis pesan yang Anda bisa memanfaatkan video untuk, misalnya, membuka sengatan pendek, seperti sebuah iklan, untuk memberikan menyemangati mulai menunjukkan Anda.
Kadang-kadang mungkin ada presenter yang tidak dapat hadir sehingga Anda bisa mereka videoed sebelum acara dan kemudian diputar ulang selama konferensi di segmen yang dialokasikan.
Tidak semua presenter merasa nyaman dengan presentasi, jadi pembicara pelatih mungkin ide yang bagus, pelatih akan melakukan sebanyak atau sesedikit yang diperlukan. Biasanya mereka akan datang ke kantor Anda dan menilai presenter, teknik presentasi dan akan memberitahu pelatih dapat accordingly.Speaker berharga bagi kesuksesan acara anda jika anda baru presenter peran dan mereka tidak punya pengalaman berbicara di depan umum.
Yang direkomendasikan manajemen acara outsourcing melibatkan teknik konferensi Anda ke dokter spesialis produksi produsen atau perusahaan. Seperti banyak hal dalam hidup Anda dapat melakukannya sendiri, tetapi apakah Anda benar-benar menginginkan sakit kepala?
Namun, jika Anda memutuskan untuk melakukannya sendiri, maka di bawah ini adalah beberapa petunjuk dan tips yang berguna untuk menciptakan produksi sukses Anda sendiri.
Menetapkan dan Stadium
Sebuah konferensi menetapkan biasanya merupakan konstruksi berbingkai kayu tertutup material dari sebuah warna yang sesuai dengan warna perusahaan klien, biasanya ini akan memiliki lubang di dalamnya untuk belakang proyektor dengan layar, layar harus cukup besar untuk semua pendengar untuk melihat konten pada layar tanpa terlalu banyak trouble.Remember, semakin besar penonton maka layar yang lebih besar perlu.
Dasar layar, yang dikenal sebagai panel di bawah, perlu setidaknya 1.2m (5ft) untuk memastikan para penonton memiliki pandangan yang jelas di atas kepala orang-orang duduk di depan mereka.
Ini adalah tempat ketinggian langit-langit datang ke dalam bermain. Sebagai contoh jika Anda mempunyai layar ketinggian 2.5m, dasar layar dan layar 1.2m header, di atas layar, dari 300mm ketinggian langit-langit minimum yang diperlukan adalah 4m.
Ada banyak gaya berbeda menetapkan bisa anda gunakan, banyak perusahaan telah menetapkan opsi saham yang pre-built, bila digunakan itu pulih sesuai dengan branding perusahaan klien. Gaya lain diatur meliputi dipesan lebih dahulu menetapkan di mana Anda berkonsultasi dengan desainer yang akan memakan waktu yang singkat dari anda mengenai tema acara dan datang dengan tujuan yang dibangun ditetapkan dengan berbagai pilihan. Hal ini tentu saja lebih mahal dibandingkan dengan standar yang ditetapkan saham pilihan. Asalkan Anda menggunakan perusahaan produksi kompeten saham diset akan melakukan pekerjaan baik, kecuali jika Anda membutuhkan sesuatu yang benar-benar berbeda.
Apakah Anda memutuskan saham atau dipesan lebih dahulu menetapkan dianjurkan untuk memiliki beberapa lantai skala rencana dibuat untuk memastikan semua elemen masuk ke ruang yang tersedia dan sebagian besar perusahaan produksi akan melakukannya di rumah. jika Anda pergi untuk dipesan lebih dahulu pilihan Anda akan menerima beberapa gambar 3D sehingga Anda dapat membayangkan apa yang ditetapkan akan terlihat seperti di tempat.
Setelah ditetapkan telah diputuskan maka tahap juga perlu dimasukkan dalam rencana. Biaya yang paling efektif untuk perusahaan pilihan tahap kegiatan adalah tahap standar lebar dari himpunan, yang biasanya sekitar 2.5m dalam dan 450mm tinggi.
Ukuran juga tergantung pada apa yang ingin Anda miliki di atas panggung selama konferensi, misalnya jika Anda akan hanya memiliki satu podium atau dua, atau jika ada persyaratan untuk meja utama atau beberapa kursi yang nyaman dan meja kopi untuk lebih santai sesi tanya jawab.
Video Proyeksi
Video proyeksi diperlukan jika Anda ingin menempatkan sebuah gambar pada layar di belakang pengeras suara. Gambar dapat data atau pemutaran video atau bahkan keduanya. Pada konferensi kecil ini mungkin hanya data proyektor dan laptop, dikendalikan dari mimbar, baik dengan klien menekan tombol atau dengan bantuan tikus jauh sehingga presenter dapat bergerak di sekeliling area panggung freely.These adalah alat yang hebat dan sementara yang relatif murah untuk membeli benar-benar membantu presenter untuk masuk ke presentasi mereka!
Anda juga dapat menggunakan sebuah panggung layar monitor sehingga presenter dapat melihat perubahan slide tanpa harus berbalik dan melihat layar, presenter harus pernah memiliki mereka kembali ke penonton. Untuk mengaktifkan ini, Anda akan memerlukan apa yang kita sebut DA VCA peralatan ini membagi sinyal dari laptop ke proyektor dan baik panggung layar monitor. Umumnya ini adalah alat perdagangan hanya dari industri AV jadi jika Anda tidak dapat menemukan satu produksi konferensi mintalah perusahaan untuk menyediakannya.
Jika presenter lebih mirip dengan berbicara daripada menggunakan komputer dan tidak ingin mengendalikan slide mereka sendiri kemudian sistem lampu isyarat dapat digunakan. Ini adalah tangan manusia controller yang ketika ditekan mengirimkan sinyal ke lampu belakang panggung dan seorang teknisi kemudian meneruskan slide untuk pembicara.
Jika Anda ingin memutar DVD Anda akan memerlukan sebuah DVD player dengan monitor preview dan switcher. Ada banyak yang beralih berbeda yang dapat Anda gunakan namun disarankan bahwa jika Anda akan bermain banyak video selama acara anda maka data yang berkualitas baik switcher harus digunakan. Dengan menggunakan beberapa DVD player setiap video dapat antri naik sementara yang lain adalah bermain dan kemudian perubahan switcher sinyal dari satu pemain ke yang lain, menghindari penonton ini harus menunggu sementara DVD adalah untuk berubah dan membuat presentasi yang sangat profesional.
Jadi, Anda punya proyektor data Anda, sistem lampu isyarat Anda, Anda monitor panggung dan playback DVD Anda.
Siapa lagi yang bisa memikirkan cara untuk meningkatkan kegiatan perusahaan dengan memanfaatkan teknologi proyeksi video?
Baru-baru ini saya melakukan sebuah peristiwa yang memiliki kamera hidup feed. Sama seperti Anda digunakan untuk melihat konser musik, di mana ada layar besar yang menampilkan tampilan dari kamera hidup.
Klien menginginkan untuk dua alasan berbeda terlebih dahulu ada presenter yang tidak memiliki slide PowerPoint slide, kecuali nama, jadi ketika ia menyajikan kita punya kamera hidup makan di layar sehingga penonton yang lebih dekat dan personal pengalaman dengan presentasi. Lalu kami digunakan kamera langsung pakan selama sesi tanya jawab untuk efek yang sama.
Alasan kedua adalah bahwa klien ingin menggunakan beberapa cuplikan untuk internet seperti webcast, yang akan dijalankan setelah acara live. Unsur-unsur tertentu dari konferensi yang disunting dan ditekan untuk internet sehingga delegasi yang berhalangan hadir bisa mendapatkan perasaan isi konferensi |, hanya dengan menontonnya di PC mereka).
Sound System (Public Address PA)
Sistem suara dapat berkisar dari beberapa speaker dan satu mikrofon dalam rapat kecil untuk mengatakan 50 delegasi, atau beberapa speaker dan mikrofon yang dapat menampung ribuan tamu.
Dasar persyaratan sistem suara speaker, amplifier, mikrofon dan sebuah meja pencampuran, untuk memungkinkan setiap mikrofon atau set speaker akan berbalik naik dan turun seperti yang diperlukan.
Para pembicara pada umumnya pada berdiri, namun jika Anda mengadakan konferensi besar mereka mungkin dapat diterbangkan dari truss di atas untuk memberikan liputan yang bahkan di tengah-tengah ruangan.
Dalam hal bahwa Anda memiliki audiens yang sangat besar dari garis penundaan diperlukan, hal ini menjamin bahwa sinyal mencapai semua pembicara di berbagai lokasi di seluruh ruangan, atau tempat, pada waktu yang sama menghapus setiap gema mungkin ada .
Ada berbagai jenis mikrofon, yang paling umum digunakan saat ini adalah klip dasi mikrofon radio yang memungkinkan presenter kebebasan untuk berjalan di sekitar panggung tanpa harus khawatir tentang trailing kabel.
Jika presenter akan tinggal di podium kemudian podium kabel mikrofon yang lebih cocok.
Sehubungan dengan penguat, ampli paling profesional akan berjalan empat speaker jadi jika Anda perlu delapan speaker untuk cakupan yang baik lalu dua amplifier akan dibutuhkan. Ketika jumlah speaker dan amplifier yang ditentukan, selanjutnya peralatan yang dibutuhkan adalah sebuah meja pencampuran, umumnya orang yang melakukan aktivitas mereka sendiri tidak merencanakan untuk ini, tetapi dapat menjadi salah satu bagian dari peralatan penting yang membuat perbedaan antara amatir dan profesional event.
Meja pencampuran mengambil di semua sinyal yang perlu untuk didengarkan melalui pengeras suara, seperti mikrofon, CD player dan pemutaran video. Setelah peralatan terhubung ke Mencampur konsol, feed diambil keluar dari meja dan masuk ke dalam amplifier, lalu dari amplifier ke speaker.
Setelah ini dilakukan insinyur suara kemudian equalises sistem yang dalam istilah awam berarti membuatnya terdengar bagus di daerah ruangan. Sebuah sistem suara menyamakan kedudukan dengan baik akan memiliki perasaan untuk delegasi, bahwa presenter yang duduk di samping mereka tidak berteriak dari depan ruangan.
Semua mencampur konsol memiliki dasar Equaliser pada unit itu sendiri, bagaimanapun produser konferensi profesional akan tahu dianjurkan untuk mendapatkan Equaliser grafis terpisah yang memiliki lebih banyak pilihan di atasnya.
Dalam ruangan yang sangat besar itu sarankan memiliki apa yang disebut multi inti yang sesuai dengan namanya adalah sebuah kabel dengan beberapa core di dalamnya yang membawa sinyal-sinyal atas dan ke bawah ruangan dari posisi kontrol dari depan rumah ke posisi kontrol di belakang panggung. Sebuah kabel multi inti adalah pilihan yang jauh lebih rapi dan berarti Anda hanya perlu menjalankan kabel sekali.
Lighting
Pencahayaan adalah salah satu elemen-elemen visual yang paling penting dari konferensi. Jika Anda tidak memiliki kemewahan dari sebuah konferensi dipesan lebih dahulu menetapkan kemudian pencahayaan dapat membuat semua perbedaan.
Ada beberapa jenis pencahayaan yang tersedia, ada up-pencahayaan biasanya disediakan oleh Par lantai 64 kaleng, yang akan mengenali dari melihat apapun acara yang diadakan secara profesional. Tersebut dapat memiliki warna gel di dalamnya untuk menambah satu set mencuci. Ada juga Fresnells yang merupakan jenis lampu yang dapat menggantung dari lantai truss atau berdiri dan sekali lagi ini dapat memiliki gel berwarna di dalamnya untuk menyediakan satu set mencuci atau efek pencahayaan berwarna. Profil lampu digunakan untuk menyoroti elemen dari himpunan seperti logo, langkah-langkah atau rincian lainnya.
Jenis yang paling modern dari lampu-lampu di pasar adalah lampu LED. Mereka adalah jenis yang paling mahal pencahayaan tetapi mereka layak jika Anda memiliki anggaran, keindahan pencahayaan jenis ini adalah bahwa hal itu dapat mengubah warna pada sebuah tombol tekan |, yang menyelamatkan harus menggunakan gel untuk mengatur warna , dan tentu saja adalah jauh lebih fleksibel untuk pencahayaan. Saya yakin Anda telah melihat lampu LED yang digunakan di seluruh tempat akhir-akhir ini, di obor, di cermin, di dalam mobil, bahkan ada beberapa mata kucing baru di jalan yang menggunakan lampu LED.
Setelah jenis dan gaya Lighting ditetapkan maka ide yang baik untuk mendapatkan desainer pencahayaan yang terlibat.
Desainer akan menentukan jenis lampu, di mana ia harus pergi, dan apa yang akan dilakukan, jika mungkin lebih baik untuk menggantung pencahayaan pada truss di depan himpunan, berlawanan dengan menggunakan mount lantai berdiri. Setelah pencahayaan telah memutuskan maka akan membutuhkan kekuatan, hal ini biasanya berasal dari tempat suplai melalui sebuah rak redup untuk lampu. Sebuah mixing console kemudian mengontrol efek tahap berbeda yang masuk program desainer pencahayaan
Kru
Para kru ini sangat penting karena mereka menarik semua elemen dari pertunjukan bersama-sama, perusahaan produksi konferensi profesional akan mengetahui nilai suatu sistem komunikasi awak yang terdiri dari headphone dan sabuk paket untuk masing-masing anggota awak yang memungkinkan mereka untuk berkomunikasi dengan satu sama lain.
Pada lebih besar menunjukkan kami memiliki manajer produksi dan jika diperlukan sebuah konferensi produser, salah satu dari ini akan menunjukkan panggilan, yang berarti mereka akan memberitahu awak apa yang harus mereka lakukan dan kapan mereka harus melakukannya. Sebagai contoh, ketika video dimainkan karena mereka akan membiarkan insinyur video, suara dan pencahayaan insinyur insinyur tahu di muka, sehingga mereka siap ketika penelpon berkata menjalankan VT.
Ketika ini terjadi video akan berjalan, audio akan naik dan lampu akan turun.
Transportasi
Lagi transportasi merupakan aspek penting dari setiap peristiwa, atau bagaimana segala sesuatu yang Anda telah memerintahkan akan sampai di sana pada waktu yang tepat pada hari yang tepat? Ukuran kendaraan tergantung pada ukuran acara, itu bisa apa saja dari ukuran transit van hingga kutub dengan trailer 40ft. Ini adalah tanggung jawab perusahaan produksi konferensi untuk menentukan jenis dan ukuran transportasi, tetapi ingat jika Anda memesan tempat dan itu acara besar yang memerlukan Arktik maka pastikan kendaraan dapat masuk ke teluk loading! Untungnya ia bukan dari pengalaman saya sendiri bahwa saya telah belajar ini, tapi dari menonton pesaing belajar dengan cara keras bertahun-tahun yang lalu pada sebuah acara saya bekerja di!
Dalam Ringkasan
Menyelenggarakan konferensi memerlukan banyak perencanaan ke depan, semakin Anda masukkan ke dalam untuk itu pada awalnya akan berjalan lancar pada hari itu.
Ingat untuk menjaga awak Anda karena mereka adalah orang-orang yang memungkinkannya untuk semua terjadi, lihat setelah Anda presenter karena mereka adalah orang-orang itu terjadi untuk, dan yang paling penting menjaga delegasi Anda jika Anda ingin hal itu terjadi kepada mereka lagi di depan.
Related posts:
- Confessions of a Eropa Event Manager Pendahuluan Ketika sebuah perusahaan atau organisasi ingin ...
- Getting The Best Peralatan ForYour Home Theater System Home bioskop mulai menjadi sangat populer di kalangan ...
- Cheap Vinyl Tape yang dapat menangani lalu lintas dan industri Dengan banyak orang yang menjual indeks multi produk Anda ...
- Mempersiapkan Presentasi Prompter Pertama Anda Setiap kali sebuah panggilan presentasi untuk pra-pengiriman ditulis, ...
- Menjadi Movie Maker: Digital Video Kamera Membeli sebuah kamera video digital dan kamera video digital perangkat lunak ...
Terkait posting kepada Anda oleh Namun lain Related Posts Plugin.
